Klachtenreglement

Artikel 1 – Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• Bestuur: het bestuur van Schakel B.V.;
• Klager: degene die zich tot de vertrouwenspersoon of klachtencommissie wendt met een klacht’
• Aangeklaagde: degene op wiens handelen of nalaten de klacht betrekking heeft.

De volgende onderwerpen vallen onder de reikwijdte van deze klachtenregeling:

• Ongewenst gedrag;
• Intimidatie;
• Verbale en fysieke agressie en geweld;
• Seksueel overschrijdend gedrag;
  • Elke vorm van seksueel gedrag of seksuele toenadering valt hieronder.
• Pestgedrag;
• Discriminatie;
  • Elke vorm van onderscheid, uitsluiting, beperking of voorkeur valt hieronder.
• Gevaarlijke werksituaties;
• Toepassing van regels rondom arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden.

Artikel 2 – Klachtrecht

1. Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop Schakel B.V. zich op grond van de in artikel 1 genoemde onderwerpen jegens hem heeft gedragen, bij het bestuur een klacht in te dienen.
2. Een gedraging van een persoon werkzaam bij Schakel B.V. wordt aangemerkt als een gedraging van Schakel B.V., voor zover deze gedraging aan Schakel B.V. kan worden toegerekend.
3. Onder personen werkzaam bij Schakel B.V. worden verstaan:
   1. De aandeelhouders van Schakel B.V.;
   2. Elke in of ten behoeve van de organisatie werkzame persoon;
4. Klachten kunnen uitsluitend schriftelijk worden ingediend.

Artikel 3 – Voortraject

Wanneer iemand werkzaam bij of onder Schakel B.V. ongewenst gedrag ervaart van een opdrachtgever of collega-opdrachtgevers, bespreekt hij dit bij voorkeur eerst met de desbetreffende persoon of personen. Indien het ongewenst gedrag aanhoudt of als de drempel om het direct met de betreffende persoon te bespreken te hoog is, kan de hij ondersteuning vragen van de contactpersoon binnen de organisatie, of bij afwezigheid diens vervanger. Als de impact van het ongewenst gedrag dermate groot is, kan in overleg met de contactpersoon binnen de organisatie, of een vertrouwenspersoon ondersteuning worden gevraag. Indien dit niet leid tot een veilige werkomgeving, worden de richtlijnen van dit reglement gevolgd.

Het kenbaar maken van het ervaren van ongewenst gedrag door de contactpersoon binnen de organisatie doet de klager bij de vertrouwenspersoon. Deze begeleidt en ondersteunt de klager bij het verdere verloop.

Artikel 4 – Vertrouwenspersoon

Elke persoon werkzaam bij of onder Schakel B.V.  die niet terecht kan of wil bij zijn contactpersoon met zijn onvrede over een onderwerp of persoon in de organisatie, kan zich wenden tot de vertrouwenspersoon van de organisatie.

• De vertrouwenspersoon is onafhankelijk en staat niet in een hiërarchische of afhankelijkheidsrelatie tot de organisatie.
• Een interne vertrouwenspersoon dient uit hoofde van de uitoefening van zijn taak niet te worden benadeeld.
• De vertrouwenspersoon heeft tot taak de klager te horen en te beoordelen of de klacht door bemiddeling kan worden opgelost.
• De vertrouwenspersoon kan de klager begeleiden bij het indienen van de klacht en bij de verdere klachtenprocedure als dit verzocht wordt.
• De vertrouwenspersoon geeft de organisatie gevraagd of ongevraagd advies over de te nemen besluiten.
• De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die hij of zij in die hoedanigheid ten gehore komt. Deze plicht vervalt niet nadat betrokkene zijn zaak als vertrouwenspersoon heeft beëindigd.

Artikel 5 – Openbaarheid van de klachtenregeling

Het bestuur zorgt ervoor dat de klachtenregeling, het adres van de klachtencommissie, en de namen en bereikbaarheid van de contactpersoon en vertrouwenspersoon voldoende bekend zijn door deze te publiceren. Dit zal terug te vinden zijn in deze plaatsen:

• De website van de organisatie;
• Verwijzing in het contract;
• De vertrouwenspersoon.

Artikel 6 – Het indienen van een klacht

De klager kan een klacht indienen bij de klachtencommissie of bij het bestuur.
Een klaagschrift moet worden ondertekend en moet ten minste bevatten:

1. De naam en het adres van de klager;
2. De naam van de betrokkene waar de klacht betrekking op heeft;
3. Een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht en het tijdstip van de gedraging;
4. Een afschrift van de op de klacht betrekking hebbende stukken;
5. De dagtekening.

Klaagschriften die niet gedagtekend zijn worden geacht gedagtekend te zijn op de dag van ontvangst. Indien het klaagschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, dient de klager zorg te dragen voor een vertaling.

Artikel 7a – Behandeling van de klacht door het bestuur

In iedere fase van de klachtbehandeling kan het bestuur nagaan of de klager door middel van een informele afhandeling van zijn klacht tevreden gesteld kan worden. Zodra het bestuur naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze regeling. De klager ontvangt in dat geval een schriftelijke kennisgeving van de afsluiting van de procedure. Aan de betrokkene wordt een kopie van deze kennisgeving verstrekt.

Indien de behandeling van de klacht door het bestuur naar het oordeel van de klager niet tot een oplossing heeft geleid, kan de klager de klacht indienen bij de klachtencommissie. Als het bestuur de behandeling van de klacht niet zelf ter hand neemt, verwijst het bestuur de klacht naar de klachtencommissie waarbij Schakel B.V. is aangesloten.

Artikel 6b – Behandeling van de klacht door de klachtencommissie

Het bestuur benoemt de voorzitter, de secretaris en de overige leden van de klachtencommissie, alsmede hun plaatsvervangers. Degene op wiens gedrag de klacht betrekking heeft, maakt geen deel uit van de klachtencommissie.

Binnen vier weken na ontvangst van het advies van de klachtencommissie deelt het bestuur aan de klager, de verweerder en de klachtencommissie schriftelijk en gemotiveerd mee of hij het oordeel over de gegrondheid van de klacht deelt en of hij naar aanleiding van dat oordeel maatregelen neemt, en zo ja welke. Deze termijn kan met ten hoogste vier weken worden verlengd. Deze verlenging meldt het bestuur met redenen omkleed aan de klager, de verweerder en de klachtencommissie. Wanneer de klacht een lid van het bestuur betreft, neemt dat lid niet aan de behandeling van de klacht deel.

Gelegenheid tot horen
De klachtencommissie stelt de klager en de betrokkene in de gelegenheid te worden gehoord. Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is, dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord. Van het horen van betrokkene kan worden afgezien indien de klacht niet in behandeling wordt genomen, indien de klacht kennelijk ongegrond is, of indien betrokkene heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord. Van het horen wordt een verslag gemaakt dat kenbaar gemaakt wordt aan de gehoorde.

Artikel 8 – Bijstand van klager

De klager en betrokkene kunnen zich door een gemachtigde laten bijstaan of laten vertegenwoordigen. Het bestuur kan van een gemachtigde een schriftelijke geheimhoudingsverklaring verlangen. Het bestuur kan bijstand of vertegenwoordiging door een persoon, tegen wie ernstige bezwaren bestaan, weigeren.

Artikel 9 – Bescherming tegen represailles

Het is verboden om de klager, getuigen of anderen die betrokken zijn bij de klachtprocedure te behandelen of op enigerlei wijze te straffen vanwege hun betrokkenheid bij de indiening of behandeling van de klacht. Dergelijke represailles zullen worden beschouwd als een ernstige overtreding en kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen.

Artikel 10 – Vertrouwelijkheid

Iedereen die bij het indienen en behandelen van de klacht, of voorafgaand daaraan, betrokken is, is verplicht vertrouwelijkheid in acht te nemen. De verplichting tot vertrouwelijkheid blijft bestaan, ook als de betrokkene niet langer onder de werking van de klachtenregeling valt.

Artikel 11 – Geen verplichting tot klachtbehandeling

Het bestuur is niet verplicht de klacht te behandelen indien deze betrekking heeft op een gedraging:

1. Waarover door de klager reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze regeling is afgedaan;
2. Die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden.
   1. Uitzonderingen kunnen worden gemaakt indien de klager kan aantonen dat hij of zij om redenen van trauma, angst of intimidatie niet eerder in staat was de klacht in te dienen.

Het bestuur is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is. Van het niet in behandeling nemen van de klacht stelt het bestuur de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk kennis.

Artikel 12 – Afdoening

Het bestuur stelt de klager en de betrokkene schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Indien vervolgens nog een klacht kan worden ingediend bij een persoon of bestuur, aangewezen om klachten over degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft te behandelen, wordt daarvan bij de kennisgeving melding gemaakt. 

Artikel 13 – Publicatie

Het bestuur van Schakel B.V. draagt zorg voor registratie van de bij hem ingediende schriftelijke klachten. De geregistreerde klachten worden jaarlijks gepubliceerd.

Artikel 14 – Evaluatie

De regeling wordt binnen vier jaar na inwerkingtreding door het bestuur, de contactpersoon en de vertrouwenspersoon geëvalueerd.

Artikel 15 – Wijziging van de klachtenregeling

Deze regeling kan door het bestuur worden gewijzigd na overleg met de vertrouwenspersoon. Bij wijziging wordt dit zo spoedig mogelijk bekend gemaakt.

Artikel 16 – Overige bepalingen

In gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist het bestuur.

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Klachtenreglement Schakel B.V.’

Deze regeling treedt in werking op 01-07-2024